Метод «Альпы» был разработан для составления эффективного плана на день. Название символизирует пошаговое восхождение к горным вершинам – поставленным целям.
Для его применения нужно выполнить следующие шаги.
1. Составить список дел, которые обязательно нужно или хотелось бы выполнить сегодня. Желательно ограничиться 10-15 самыми важными. Главное подумать, зачем их выполнять, какую пользу они принесут, каких целей позволят достичь, как повлияют на самореализацию и т.п.
2. Определить приоритет дел, например, с помощью матрицы Эйзенхауэра. Условно можно обозначить низко-, средне- и высокоприоритетные дела.
3. Определить примерную продолжительность каждого дела в часах, а лучше в минутах. Для простых дел можно установить полную продолжительность до их завершения. А для сложных дел можно указать время, которое готовы потратить на них сегодня, но не обязательно завершать их. Сумма этих значений даст общее время для дел на сегодня.
4. Затем нужно определить, сколько реально времени можно будет потратить сегодня. Например, если просыпаешься в 8 ч., а ложишься спать в 24ч., то остается 16 часов. Из этого времени 30-50% можно сразу вычесть на раскачку, перерывы и отдых, т.е. 6-8 часов. Из оставшихся 8-10 часов 20-40% лучше зарезервировать на непредвиденные, срочные дела, которые могут появиться в течение дня, т.е. 2-3 часа. Итого остается 5-6 часов на выполнение дел. Для более точного определения, сколько в сутки выделяется времени на дела, можно воспользоваться хронометражем личного времени.
5. В полученное общее время нужно вместить в первую очередь самые важные дела. Для этого лучше использовать графическое представление плана, например, диаграмму Ганта. При этом самое эффективное время по биологическим часам лучше выделить для высокоприоритетных дел.
6. Если общего времени будет не хватать, то можно подумать, какие дела можно делегировать и кому, какие отложить на потом, а для каких можно применить какую-либо технологию, чтобы его выполнить быстрее.
7. При этом важно отметить дела, которые имеют крайний срок или которые нужно начать в определенное время, например, встречи, совещания, переговоры и т.п. Для таких дел лучше добавить напоминание в телефон.
8. Также желательно, чтобы дела сменялись по динамике, например, сначала делать активные и сложные дела, потом пассивные и простые, затем снова активные и т.д. Это позволит уменьшить усталость.
9. Особо неприятные дела можно разбить на промежутки по 20 минут, т.е. 20 минут выполнять их, потом переключаться на более приятные дела. Через некоторое время снова выполнить неприятное дело в течение 20-ти минут и так далее пока оно не будет завершено.
10. Также можно составить отдельный список «заплаток» — небольших и не особо важных дел, которые можно выполнить в неожиданные перерывы, например, во время ожидания перед совещанием или встречей.
Результатом использования этого метода будет продуманный план на весь день. Причем его главное преимущество – это низкая неопределенность того, что нужно делать, в какой последовательности, а главное зачем. Это повышает мотивацию, снижает стресс, дает уверенность и энергию для быстрого выполнения дел. А записывание всех срочных дел избавляет от навязчивого и неприятного ощущения, что что-то забыл.
К составлению этого плана лучше относиться серьезно и ответственно, т.к. он будет определять, как человек проживет еще один день, что создаст, какую пользу принесет, какие проблемы решит, кому поможет, насколько приблизится к цели своей жизни.
Если в течение дня произойдет много незапланированных изменений, то лучше оперативно скорректировать план. Это позволит не растеряться и сохранить высокий уровень эффективности.
Может показаться, что такой план составлять сложно и долго. И при первых попытках возможно так и будет. Но чем чаще его составлять, тем больше будет опыта и навыков для этого. Тогда утреннее или вечерне планирование дня будет занимать не больше 10-15 минут, будет простым и приятным.